Olá, bem-vindos ao Meu Contador Online. No post de hoje falaremos sobre auditoria. Responderemos questionamentos relacionados a função dos auditores, tipos de auditoria, regularidade em que devem ocorrer, ações que podem facilitar estes momentos em que a empresa é auditada, enfim. Todas as informações pertinentes ao assunto, descreveremos abaixo. Confira!
Auditoria: O que é? Qual a sua finalidade?
De acordo com o Dr. Sergio Vidal, autor do livro Auditoria de Processos da Editora Impetus. A auditoria pode ser definida como:
“uma atividade de avaliação independente de assessoramento à alta gestão da empresa, que visa à avaliação dos sistemas de controle envolvidos e verificação dos procedimentos e normas alocados no desenvolvimento do negocio, atentando para o desempenho operacional e eficácia obtida por suas áreas produtivas, considerando os planos de metas, macros objetivos e políticas definidas pela organização.”
Em outras palavras, refere-se a uma análise criteriosa de um objeto, afim de identificar possíveis falhas que podem gerar ou que geram na atualidade malefícios para a organização empresarial.
O termo objeto ou objetos referem-se ao foco da auditoria, que podem ser:
- Processos;
- Pessoas;
- Relatórios Gerenciais;
- Resultados;
- Entre outros.
As empresas em geral contratam auditores independentes ou empresas de auditoria visando:
- A análise, organização e correção de seus processos internos;
- Obtenção de licenças, melhorando assim, a visualização da empresa perante o mercado;
- Garantir uma certa tranquilidade em casos de fiscalizações governamentais.
Quais são as vantagens de realizar auditorias periodicamente?
Processos frequentes de auditoria podem gerar muitos benefícios para a empresa, os principais são:
- Melhoria de controles e procedimentos internos;
- Identificação mais assertiva para solução de possíveis problemas;
- Garantia de aplicação das politicas internas;
- Equipes / departamentos engajados em cumprir o que exigem os auditores.
Quais são os tipos de auditoria?
Existem muitos tipos de auditoria pois cada empresa exige uma análise/ avaliação em relação aos seus procedimentos, processos, produtos e afins. Contudo, existem detalhes que sempre serão analisados em qualquer empresa auditada. Sendo assim, temos:
Auditoria de conformidade:
Refere-se ao tipo de auditoria que avaliará se os procedimentos internos bem como as politicas da entidade estão em conformidade com as leis e regulamentos específicos inerentes a atividade exercida pela organização.
Sendo assim, o auditor em questão analisará a atividade como um todo, entrevistará os envolvidos na gestão e na operação da empresa e após obter as informações necessárias, confirmará se as atividades são exercidas em conformidade com a legislação vigente e com as políticas da entidade.
Auditoria de sistemas da informação:
Refere-se ao tipo de auditoria que avaliará se os sistemas utilizados na empresa são confiáveis/ seguros e geram informações corretas, adequadas.
Sendo assim, o auditor entrevistará quem utiliza os sistemas da empresa/ quem os configura, buscará dados, detalhamentos para entender se os sistemas de fato estão adequados.
Auditoria operacional:
Refere-se a auditorias que avaliam os objetivos , as metas, os procedimentos internos bem como os resultados operacionais. Em geral são processos departamentais, visando identificar as áreas que precisam de correções e melhorias.
Neste tipo de auditoria, a empresa é analisada como um todo, detalhadamente, de modo que as entrevistas ocorrem junto aos representantes operacionais, estratégicos e táticos.
Auditoria interna ou auditoria externa?
A auditoria interna é realizada por um profissional próprio da empresa enquanto a auditoria externa é realizada por um profissional contratado.
Em geral são auditores independentes, ou provenientes de empresas que disponibilizam este serviço.
A auditoria externa é contratada pela alta gestão com mais frequência, pois uma vez que não possuí vínculo algum com a empresa, tende a apresentar informações mais seguras e imparciais.
E qual auditoria seria a mais adequada para a minha empresa?
Ambas são necessárias.
Se a empresa tem um auditor interno que regularmente analisa, revisa e entende os processos da empresa, mais fácil será o momento em que o auditor externo iniciar seus trabalhos, pois, este acompanhamento já vem sendo feito internamente.
Quais empresas/ profissionais prestam este tipo de serviços?
Muitos escritórios de contabilidade disponibilizam auditores independentes.
Caso as empresas tenham a intenção de contratar tais profissionais, basta entrar em contato com o escritório em questão e verificar as condições relacionadas a contratação.
Existem empresas especializadas em processos de auditoria, também são possibilidades de contratação.
Alguns colaboradores estão diminuindo suas entregas durante o processo de auditoria. O que fazer?
Para entender a empresa, o auditor fará entrevistas, solicitará documentos e para atendê-lo, faz-se necessário organizar as demandas já existentes bem como esta nova demanda que exige esclarecimentos.
A verdade é que ambos devem se adequar. O auditor deve ser claro e explicar o por que das perguntas, demonstrar que os novos processos a serem adotados garantem a segurança das atividades contribuindo positivamente para a continuidade da empresa.
O colaborador deve entender que de fato é um processo cansativo, mas a médio / longo prazo, os resultados serão visíveis.
Ambos devem manter uma relação amistosa, caso contrário, a auditoria pode se tornar morosa e pouco eficiente.
Qual a diferença entre auditoria e fiscalização?
As auditorias em geral são internas e externas como foi explicado anteriormente e a finalidade das mesmas está relacionada a iniciativa da empresa de garantir que algumas normas de segurança, qualidade, boas práticas sejam cumpridas.
As fiscalizações em geral são realizadas por entidades governamentais como: Receita Federal, SEFAZ, ANVISA, MTE.
Normalmente fiscalizações tem como finalidade identificar se a empresa está cumprindo itens existentes em normas. Se houver o descumprimento, pode ser lavrado o auto de infração.
As auditorias devem ocorrer com uma determinada regularidade?
Para empresas que desejam obter certificações como ISO, normalmente há uma regularidade.
Contudo, para auditorias internas e até mesmo as externas, não há um período determinado.
Algumas empresas entendem que o ideal é que a auditoria ocorra de 6 em 6 meses, de 1 em 1 ano. Realmente depende da necessidade da empresa.
A orientação é que realize com uma regularidade de 3 em 3 meses em um primeiro momento, e aos poucos, com os processos devidamente alinhados, aumente este espaço de tempo de acordo com as necessidades da empresa.
Existem ações que podem facilitar o processo de auditoria?
Sabemos que passar por uma auditoria não é fácil mas existem algumas ações que podem ajudar neste processo.
Entendemos que a principal delas, é sempre pensar que em algum momento, pode haver questionamentos relacionados as atividades desenvolvidas em sua empresa/ departamento ou até mesmo em relação ao seu trabalho enquanto colaborador.
Sendo assim, arquivar documentos, manter históricos relacionados a processos, ter fluxogramas com as atividades desenvolvidas devidamente mapeadas, buscar sempre embasamentos legais, ajudam muito neste processo.
A grande verdade é que o auditor sempre buscará a segurança das informações bem como a regularidade das atividades exercidas.
Uma empresa, departamento ou colaborador que tenha zelo com as atividades que desenvolve, tende a passar por auditorias com mais tranquilidade.
Fonte: Auditoria de Processos – Dr. Sergio Vidal Dias – Editora Impetus
