Contabilidade online funciona?

Contabilidade Online é diferente da Contabilidade que eu tenho hoje?

Ao contrário do que muitos imaginam a contabilidade online funciona exatamente como a contabilidade tradicional. Termo “online” se refere a forma como o serviço é entregue e diz respeito essencialmente a interface entre o cliente e o prestador de serviços contábeis, que é feita através de um sistema de informação, uma plataforma online, dai a designação contabilidade online.

No modelo de contabilidade tradicional a comunicação entre o cliente e o contador é feita presencialmente, por e-mail e muitas vezes ao telefone. Além disso, remontando o termo “guarda-livros” que era usado no passado para designar o contador, a empresa de contabilidade arquiva documentos do cliente como as notas de compra e venda de mercadorias, os livros de registro de empregados, contrato social, guias de impostos entre outros que hoje estão disponíveis em formato digital.

Como surgiram as empresas de contabilidade online?

O notável avanço dos sistemas de informação do governo ocorrido na última década, com implementações como a nota fiscal eletrônica, o sistema público de escrituração e o e-social permitiram a prestação de serviços de forma remota uma vez que a necessidade de transporte de documentos físicos diminuiu consideravelmente. Vale também lembrar o papel do certificado digital que viabilizou este processo com segurança nas transações, identificando as empresas de maneira inequívoca e segura perante aos órgãos públicos.

Neste contexto, empresas de contabilidade tradicionais, que é caso do Meu Contador Online, startups e fintechs vislumbraram a possibilidade de prestarem serviços de contabilidade para um número maior de clientes atendendo não só empresas da região onde estão estabelecidos mas também em outras cidades e estados. Para exemplificar, o Meu Contador Online atende hoje 612 munícipios nos 26 estados do Brasil e também no Distrito Federal. O preço do serviço também ficou muito mais competitivo uma vez que a automação e integração possível neste novo cenário possibilitou um aumento expressivo da eficiência na prestação de serviços de contabilidade.

Como funciona o serviço de contabilidade online?

Muitos empresários ficam com medo de mudar de contador imaginando que o serviço é diferente, é importante observar que a tecnologia empregada e a forma de comunicação com o cliente na contabilidade online não mudou a essência do serviço de contabilidade, no diagrama abaixo demonstro para o público leigo de maneira muito simplificada como funciona o serviço de contabilidade seja ele online ou tradicional.

Diferença entre contabilidade online e contabilidade tradicional

Do lado esquerdo do diagrama temos as informações provenientes da operação da empresa do cliente que são as notas fiscais, os apontamentos de folha de pagamento e as despesas da empresa.

Já do lado direito do diagrama temos os entregáveis que são fornecidos pela empresa de contabilidade, que são as guias para pagamento dos tributos, a folha de pagamento dos empregados e do pró-labore dos sócios e o balanço da empresa.

A empresa de contabilidade, representada pelo retângulo azul, é tradicionalmente dividida em 3 departamentos representados pelos círculos ao centro, são eles o departamento fiscal, o departamento pessoal e o departamento contábil.

• As notas fiscais, que podem ser de serviços tomados, de serviços prestados, de mercadorias para revenda ou de mercadorias vendidas, são insumo para o departamento fiscal calcular os impostos. Isso vale para empresas dos regimes tributários do simples nacional (DAS) e do lucro presumido (ISS,ICMS,PIS,COFINS,CSLL, IRPJ), que são o publico alvo das empresas de contabilidade online.
• Os apontamento de folha de pagamento são insumos para o departamento pessoal calcular a folha de pagamento (incluindo o FGTS e o INSS).
• Já as despesas da empresa servem para o departamento contábil gerar o balanço da empresa, o balanço da empresa também considera as despesas com impostos e com folha de pagamento. Lembro aqui que o balanço também considera a posição inicial expressa no balanço do ano anterior (isto não está representado no diagrama).

O esquema de trabalho é igual, seja o serviço prestado de forma tradicional ou prestado através da internet,  o que muda é a forma como os insumos são recebidos pela empresa de contabilidade e como a empresa de contabilidade fornece os entregáveis para o cliente.

No limite, na empresa tradicional de contabilidade um motoboy vai buscar as notas fiscais os cartões de ponto e as contas pagas na sede da empresa do cliente.  Em outra data o motoboy retorna no cliente para levar as guias de impostos, a folha de pagamento e o balanço.

Como pode-se imaginar a manipulação e transporte do volume de documentos que, por exemplo, uma empresa média pode gerar onera bastante a operação do escritório de contabilidade e isso é refletido no custo do serviço. Este trabalho também tem reflexo na operação do cliente que também precisa manipular estes documentos.

Abaixo eu coloco um link de um vídeo de como nós do Meu Contador Online simplificamos muito esta operação através de nossa plataforma, convido o leitor que chegou até aqui a dar uma espiada.