Como manter a sua contabilidade em dia? Siga nossas dicas!

Um controle contábil adequado é essencial para que os empreendedores tenham bons relatórios financeiros e assim, tomem decisões: analisem a saúde financeira da empresa e busquem alternativas para melhorias e desenvolvimento. Muitos dos nossos clientes conhecem bem o departamento pessoal ou fiscal mas esquecem do departamento contábil. Abaixo apresentamos algumas dicas para manter a sua contabilidade em dia. Confira!

• DESPESAS DOS SÓCIOS NÃO SE MISTURAM COM AS DESPESAS DA EMPRESA.

Parece simples não é? Mas muitos empreendedores principalmente aqueles que iniciaram o empreendimento a pouco cometem este erro. Ao escriturar o extrato da empresa, identificamos despesas dos sócios como: água, luz, telefone, convênio médico, combustível entre muitas outras. Esta prática gera dois problemas: O primeiro deles é que não conseguimos analisar com clareza a saúde financeira da empresa. Se o empreendedor notar que faz-se necessário reduzir algumas despesas e custos não será possível enxergar facilmente em que podemos reduzir, pois as despesas estão misturadas. O segundo é que esta prática é ilegal, o artigo 50 do código civil descreve resumidamente que em situações de inadimplência de uma empresa cujos sócios cometam esta infração, os bens dos sócios poderão ser utilizados para regularização da inadimplência. A situação é tão séria e tão recorrente que escrevemos um artigo explicando detalhadamente sobre o assunto: Confusão Patrimonial e desconsideração da personalidade jurídica.

• IDENTIFIQUE OS RECEBIMENTOS E PAGAMENTOS NO EXTRATO BANCÁRIO.

Muitos empreendedores encaminham o extrato mas não identificam os recebimentos e pagamentos. Quando você realiza o pagamento de uma despesa, o banco geralmente identifica isto como pagamento de título, mas não sabemos exatamente que título é este e a qual despesa ele se refere. O mesmo acontece com recebimentos, normalmente aparece DOC – Crédito em conta, novamente não sabemos a que este recebimento se refere: É o recebimento de algum cliente? Qual cliente? Quando esta situação acontece, o contabilista precisa ligar para o cliente solicitando as informações. Para otimizar este processo, o ideal é que seja enviado uma planilha juntamente com o extrato. Esta planilha deve ser o espelho do extrato, ou seja, os lançamentos devem ser iguais, o empreendedor deve apenas identificar corretamente cada movimentação registrada no extrato.

• RETIRADAS DE SÓCIOS DEVEM SER COMUNICADAS AO CONTADOR.

Sim, é vital que retiradas que não estão dentro da programação sejam informadas. Os sócios tem direito a dois tipos de retiradas: Pró-labore e Lucros. O Pró – Labore é uma retirada mensal realizada pelos sócios referentes ao trabalho executado na empresa. O correto é que o sócio defina o pro-labore que irá retirar. Este pró – labore: deve ser um valor que possa ser pago pela empresa e que possa manter o sócio durante o mês, justamente para evitar retiradas infindáveis sem nenhum critério.Os lucros normalmente são retirados no final do ano e para que ocorra a retirada, a empresa não pode ter débitos, sendo assim, mantenha-se adimplente, sempre! Se a retirada de pró- labore não for o suficiente para alguma despesa inesperada, faça um empréstimo na empresa ( vale ressaltar que esta medida deve ser tomada em último caso, um bom empreendedor que busca crescimento, é organizado financeiramente e não faz dessa prática algo do cotidiano).

• ARQUIVE OS DOCUMENTOS DA EMPRESA.

A contabilidade utiliza os documentos para escrituração no sistema contábil, entretanto, arquivá-los de forma correta e organizada é de total responsabilidade do empreendedor. Notas Fiscais, folhas de pagamentos, guias de impostos pagas, contrato social, alterações contratuais e demais documentos devem ser arquivados de modo que possam ser encontrados facilmente quando necessário. Notas fiscais e guias de pagamento devem ser arquivadas por no mínimo 05 anos. Documentos de constituição da empresa, livros contábeis registrados, livro de registro de empregados devem ser arquivos por tempo indeterminado. Se tiver algum documento que não sabe ao certo quanto tempo deve manter em sua empresa, questione o seu contador ele irá auxiliá-lo.

• CONTRATE UM CONTADOR.

Muitos empreendedores acreditam ser capazes de fazer a contabilidade da empresa e assim cortar custos. Entendemos a situação mas além de emitir os relatórios contábeis, o contador entrega declarações acessórias mensais e anuais que são vitais para que a sua empresa mantenha-se regular com o fisco. O contador é o profissional que estuda regularmente a legislação para evitar que algum processo seja realizado erroneamente, sendo assim, acreditamos que muitos empreendedores são bons gestores mas para desenvolvimento e crescimento é importante contar com o auxílio de um contador.