Todo mês, a guia chega. Você confere o vencimento, organiza o dinheiro e paga. Mas existe uma pergunta que nem sempre encontra espaço nessa rotina: como saber se o valor está correto?
Para saber se sua empresa está pagando imposto a mais, é preciso conferir o cálculo, os dados utilizados e o enquadramento aplicado à atividade. Depois, avaliar se existem alternativas legais mais adequadas à realidade do negócio.
O valor da guia, sozinho, não responde a essa pergunta. Uma cobrança maior pode acompanhar o crescimento da empresa. Já uma cobrança aparentemente pequena pode esconder informações incorretas.
Você não precisa dominar a legislação tributária para começar essa conversa. Precisa saber o que perguntar e quais informações pedir ao seu contador.
Primeiro, descubra qual dúvida você quer resolver
A expressão “pagar imposto a mais” pode representar situações diferentes.
| Sua dúvida | O que precisa ser verificado |
|---|---|
| “Será que calcularam errado?” | Dados informados, classificação das receitas e memória de cálculo. |
| “Será que paguei duas vezes?” | Guias, competências e comprovantes de pagamento. |
| “Será que existe uma opção melhor para minha empresa?” | Comparação entre alternativas permitidas, considerando a operação e o custo total. |
| “Por que o imposto aumentou?” | O que mudou entre os períodos e como isso afetou a apuração. |
Essa distinção ajuda a transformar uma preocupação genérica em uma solicitação que o contador consegue investigar.
1. Peça a explicação do cálculo de uma guia
Escolha uma competência recente e peça ao contador que apresente o caminho entre as informações da empresa e o valor cobrado.
Você pode começar assim:
“Quero entender esta guia. Qual receita foi considerada, qual regra foi aplicada e o que explica o valor final?”
Se sua empresa está no Simples Nacional, o cálculo envolve a alíquota efetiva, definida conforme as regras aplicáveis. A alíquota inicial anunciada para uma atividade não deve ser tomada automaticamente como o percentual que toda empresa pagará. O manual oficial do Simples Nacional detalha essa apuração.
O objetivo dessa conversa é conseguir relacionar os números apresentados com o que aconteceu no seu negócio.
2. Compare períodos, sem tirar conclusões precipitadas
Imagine que uma empresa de serviços faturou valores semelhantes em dois meses, mas recebeu guias diferentes.
Isso merece uma explicação, mas não comprova erro.
Peça uma comparação dos dois períodos: quais dados mudaram? Houve alteração no enquadramento das receitas? A guia inclui algum ajuste ou acréscimo?
Também vale perguntar se o valor pago corresponde exclusivamente à competência que você está analisando.
Compare situações equivalentes. Colocar lado a lado uma guia mensal e outra com encargos por atraso pode produzir uma impressão errada sobre a tributação.
3. Informe o que mudou na empresa
O contador precisa conhecer a operação atual para avaliá-la.
Sua empresa passou a oferecer outro serviço? Começou a contratar funcionários? Mudou a forma de atender ou passou a trabalhar com novos tipos de clientes?
Prepare um resumo dessas mudanças e compartilhe com a contabilidade. Não presuma que todas elas ficaram evidentes apenas pelas notas fiscais enviadas.
Uma pergunta útil é:
“Essas mudanças alteram alguma coisa na forma de calcular nossos impostos ou justificam revisar o planejamento?”
A revisão deve partir da atividade efetivamente exercida. Trocar uma descrição no cadastro, sem correspondência com a operação, não substitui uma análise tributária.
4. Se você presta serviços, pergunte sobre o Fator R
Para determinadas atividades do Simples Nacional, o Fator R influencia a tributação pelos Anexos III ou V. Seu cálculo relaciona folha e receita conforme as regras do período.
Por isso, vale perguntar ao contador:
“Minha atividade está sujeita ao Fator R? Se estiver, como ele foi calculado?”
Peça que a explicação considere os dados reais da empresa. Qualquer proposta de alteração na remuneração dos sócios deve vir acompanhada de uma comparação dos efeitos totais, para que você possa avaliar a decisão.
As atividades abrangidas e os critérios estão descritos nas perguntas e respostas oficiais do Simples Nacional.
5. Peça uma comparação documentada antes de mudar
Se a dúvida é sobre a existência de uma alternativa mais econômica, solicite uma simulação com premissas claras.
Um resultado útil precisa mostrar:
- Quais dados da empresa foram utilizados.
- Qual período está sendo analisado.
- Quais tributos e custos entraram na comparação.
- Quais condições precisam ser atendidas.
- Quando uma eventual mudança poderia produzir efeitos.
“Você vai economizar” é uma conclusão que precisa ser demonstrada.
Para aprofundar esse assunto, veja nosso artigo sobre como pagar menos impostos legalmente.
Quais documentos reunir para essa conversa?
Comece pelas guias que geraram a dúvida e seus comprovantes de pagamento. Separe também as notas fiscais e os relatórios de faturamento correspondentes.
Se a análise envolver folha ou remuneração dos sócios, reúna essas informações. Para uma comparação mais ampla, o contador poderá solicitar dados de outros períodos e documentos adicionais.
Envie junto uma descrição objetiva do problema. Por exemplo:
“Quero entender por que o imposto aumentou entre estes dois meses e verificar se a apuração considera corretamente os serviços que prestamos.”
Isso facilita uma resposta direcionada ao que você precisa decidir.
Cinco perguntas para levar ao seu contador
- Você consegue me explicar como chegamos ao valor desta guia?
- As atividades e receitas consideradas correspondem ao que minha empresa faz hoje?
- O que mudou na apuração desde o período anterior?
- Existe alguma alternativa legal que valha a pena simular para o meu caso?
- Quais informações minhas estão faltando para concluir essa avaliação?
Uma boa conversa pode confirmar que tudo está correto, identificar um ponto a corrigir ou mostrar uma oportunidade de planejamento.
Em qualquer desses resultados, você passa a decidir com mais informação.
Quando considerar outra contabilidade?
Uma dúvida sobre impostos pode ser resolvida com uma explicação. Mas, se você tenta conversar repetidamente e não consegue entender os números nem obter orientação, vale avaliar se o atendimento atual acompanha as necessidades da empresa.
Antes de contratar outro escritório, pergunte quem será responsável pelo seu atendimento, quais canais estarão disponíveis e o que está incluído no serviço.
Se a preocupação é a transição, confira nosso guia sobre como trocar de contador com pendências.
Entenda seus números com o Meu Contador Online
No Meu Contador Online, você conta com um contador exclusivo e canais de contato para conversar sobre a rotina da sua empresa.
Fale com seu contador sempre que precisar, inclusive para entender uma guia, esclarecer uma dúvida ou comunicar uma mudança no negócio.
Se você está procurando uma contabilidade que ofereça esse acompanhamento, converse com a equipe do Meu Contador Online. Conte qual é a sua atividade, como funciona sua operação e o que você sente falta no atendimento atual.
Você pode começar com uma pergunta simples: “Quero entender melhor os impostos da minha empresa. Como vocês podem me ajudar?”
Perguntas frequentes
Imposto alto significa que minha empresa está pagando errado?
Não. É necessário verificar a apuração e as características da operação. O valor isolado não permite concluir se existe erro ou oportunidade de economia.
Posso comparar meu imposto com o de outra empresa?
A comparação pode levantar perguntas, mas não comprova que o seu cálculo está errado. Empresas com faturamento semelhante podem ter atividades, enquadramentos e estruturas diferentes.
Preciso trocar de contador para fazer essa conferência?
Não. Comece pedindo uma explicação ao profissional que já atende sua empresa. A troca pode ser considerada se o atendimento não corresponder às suas necessidades.
Outra contabilidade consegue garantir que vou pagar menos?
A existência de economia depende da análise. Uma proposta responsável precisa considerar seus documentos e as regras aplicáveis antes de apresentar uma conclusão.
Anderson Pavanello
Anderson Pavanello é fundador, sócio e gestor do Meu Contador Online, empresa que conquistou mais de 10 mil clientes em seus primeiros cinco anos de operação. Também é sócio-diretor do Meu Contador Prime e investidor nos mercados de capitais e imobiliário. Sua trajetória reúne conhecimentos que raramente caminham juntos. É engenheiro eletricista com ênfase em Telecomunicações pela FEI, contador pela Universidade Estácio de Sá e possui MBA em Gestão Estratégica e Econômica de Negócios pela Fundação Getulio Vargas. Também foi professor executivo de Gestão de Operações de Negócios nos cursos de MBA da FGV. Antes de empreender no setor contábil, trabalhou por mais de dez anos na Claro. Iniciou sua trajetória na empresa como desenvolvedor e, mais tarde, assumiu posições executivas, liderando projetos de integração entre Claro, NET e Embratel nas áreas de vendas e atendimento ao cliente. Também atuou com modelagem de processos e desenvolvimento de sistemas de informação, incluindo uma plataforma responsável por processar mais de 20 mil ativações de planos pré-pagos por dia. Foi essa combinação entre engenharia, tecnologia, gestão e contabilidade que ajudou Anderson a construir uma visão própria sobre o setor: a contabilidade não deve apenas registrar o que aconteceu, mas oferecer ao empresário clareza para decidir o que fazer a seguir. Pai de três filhas, praticante de kung fu e apaixonado por motovelocidade e automobilismo, participa de track days sempre que possível. No blog do Meu Contador Online, escreve sobre os desafios reais de empreender no Brasil, traduzindo temas contábeis, tributários e empresariais em informações claras, práticas e úteis para quem precisa tomar decisões todos os dias.
