Principais obrigações trabalhistas para quem contrata o primeiro funcionário

Introdução

Contratar o primeiro funcionário é um marco para qualquer empreendedor. Esse momento mostra que o negócio está crescendo, que a demanda já não pode mais ser atendida apenas pelo dono e que é hora de estruturar melhor a operação. No entanto, junto com essa conquista vem uma série de responsabilidades legais que não podem ser ignoradas.

Muitos empresários iniciantes não conhecem em detalhe as obrigações trabalhistas previstas na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e nos sistemas do governo, como o e-Social. Isso acaba resultando em erros comuns, como deixar de registrar o colaborador, atrasar o recolhimento do FGTS ou esquecer de cumprir prazos para o pagamento de férias e 13º salário. O problema é que esses descuidos podem gerar multas automáticas, ações trabalhistas e passivos que comprometem o caixa da empresa.

Por isso, entender quais são as principais obrigações trabalhistas já no momento da primeira contratação é fundamental para começar certo. Além de evitar riscos, isso garante que a empresa construa uma base sólida, respeitando os direitos do trabalhador e fortalecendo sua credibilidade no mercado.

Neste artigo, vamos apresentar de forma prática e objetiva as principais obrigações trabalhistas para quem contrata o primeiro funcionário, explicando cada etapa e mostrando como manter sua empresa em conformidade com a lei.

1. Assinatura da carteira de trabalho (CTPS)

O registro em carteira é a primeira e mais importante obrigação trabalhista ao contratar um funcionário. Desde 2019, a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) passou a ser emitida de forma digital, substituindo a versão física. Isso significa que todos os registros são feitos eletronicamente, pelo sistema e-Social.

O que deve constar no registro da CTPS digital:

• Data de admissão do funcionário.

• Cargo ou função exercida.

• Valor do salário inicial e forma de pagamento.

• Jornada de trabalho (horas semanais e se há regime de compensação).

• Informações sobre benefícios, como vale-transporte, vale-refeição ou adicionais.

👉 Atenção ao prazo: o registro da admissão deve ser enviado ao e-Social até um dia antes do funcionário começar a trabalhar. Se o colaborador iniciar sem estar devidamente registrado, a empresa pode receber multas automáticas.

Exemplo prático

Um pequeno comércio contrata um vendedor para começar no dia 15 de abril. O empresário precisa registrar a admissão no e-Social até o dia 14 de abril. Nesse registro, constam todas as informações contratuais. Se o envio for feito no dia 15 ou depois, a empresa já está sujeita a penalidades.

Multas e riscos por não registrar

• Multa mínima de R$ 3.000,00 por empregado não registrado (valor atualizado pela Portaria MTE nº 667/2021).

• No caso de microempresa ou empresa de pequeno porte, a multa mínima é de R$ 800,00.

• Além da multa, o funcionário pode acionar a Justiça do Trabalho para reivindicar direitos retroativos, como FGTS, férias e 13º não pagos.

👉 Em resumo: registrar corretamente a carteira de trabalho digital (CTPS) é um passo fundamental para dar início a uma relação de trabalho saudável e dentro da legalidade. Isso protege tanto o colaborador quanto o empregador, evitando passivos trabalhistas logo na primeira contratação.

2. Envio de informações ao e-Social

O e-Social é um sistema do Governo Federal criado para unificar o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais dos empregados. Para quem contrata o primeiro funcionário, é essencial entender como ele funciona, pois praticamente todas as obrigações trabalhistas devem ser informadas por meio dessa plataforma.

O que precisa ser informado no e-Social:

• Admissão: deve ser registrada até um dia antes do início do trabalho.

• Folha de pagamento: salários, descontos de INSS e FGTS, benefícios e adicionais.

• Férias: início, término e valores pagos ao funcionário.

• Afastamentos: por doença, acidente, licença-maternidade/paternidade, entre outros.

• Rescisão contratual: valores pagos, aviso prévio e data de desligamento.

Exemplo prático

Um empresário contrata uma atendente para começar em 1º de junho.

• Até 31 de maio, a admissão deve estar registrada no e-Social.

• Mensalmente, até o dia 7 de julho, o empresário deverá informar os valores referentes ao salário de junho e recolher o FGTS.

• Se essa funcionária sair de férias em dezembro, a empresa deve registrar a data e os valores pagos no sistema antes do início do descanso.

Multas por atraso ou omissão

• Não informar a admissão dentro do prazo pode gerar multa de R$ 402,53 a R$ 805,06 por funcionário.

• A omissão ou atraso na folha de pagamento gera multas automáticas.

• Dados incorretos no sistema podem levar a inconsistências que resultam em autuações fiscais.

Erros mais comuns cometidos por iniciantes

1. Registrar a admissão depois do funcionário já ter começado.

2. Não lançar benefícios (vale-transporte, adicionais, horas extras) na folha.

3. Esquecer de atualizar férias ou afastamentos no sistema.

4. Informar valores incorretos, o que gera divergências no FGTS e INSS.

👉 Em resumo: o e-Social é a principal ferramenta de comunicação da empresa com o governo. Mantê-lo atualizado garante que todos os direitos do funcionário sejam cumpridos e protege o empregador contra multas e passivos trabalhistas.

3. Recolhimento do FGTS

O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) é um direito do trabalhador e uma das principais obrigações do empregador. Ao contratar o primeiro funcionário, a empresa passa a ser obrigada a depositar mensalmente 8% do salário bruto do colaborador em uma conta vinculada, administrada pela Caixa Econômica Federal.

Esses valores pertencem ao trabalhador e funcionam como uma espécie de poupança obrigatória, podendo ser sacados em situações específicas, como demissão sem justa causa, aposentadoria, aquisição da casa própria ou doenças graves.

Como calcular o FGTS na prática

O cálculo é simples:

• FGTS = 8% × salário bruto

📌 Exemplo 1: funcionário com salário de R$ 2.000,00.

• FGTS = 8% × 2.000 = R$ 160,00 por mês.

• Em 12 meses, a empresa terá depositado R$ 1.920,00 na conta do trabalhador.

📌 Exemplo 2: funcionário com salário de R$ 3.500,00.

• FGTS = 8% × 3.500 = R$ 280,00 por mês.

• Em um ano, o valor acumulado será de R$ 3.360,00.

Prazos para pagamento

• O recolhimento deve ser feito até o dia 7 do mês seguinte ao trabalhado.

• Caso o dia 7 caia em final de semana ou feriado, o pagamento deve ser antecipado para o dia útil anterior.

📌 Exemplo prático: salário de junho deve ter o FGTS recolhido até o dia 7 de julho.

Multas e penalidades por atraso

• Juros de 0,5% ao mês + multa de 5% no mês de vencimento.

• Multa de 10% nos meses seguintes ao atraso.

• Atrasos frequentes podem levar a processos trabalhistas e inclusão da empresa em dívida ativa.

Erros comuns de quem contrata o primeiro funcionário

1. Esquecer de recolher no primeiro mês de trabalho.

2. Não incluir todas as verbas no cálculo (ex.: horas extras, adicionais, gratificações também entram na base do FGTS).

3. Confundir FGTS com INSS (são tributos diferentes e recolhidos separadamente).

👉 Em resumo: o recolhimento correto do FGTS garante segurança para o trabalhador e protege a empresa contra multas e ações. É uma das primeiras obrigações que o empreendedor precisa dominar ao contratar um funcionário.

4. Contribuições previdenciárias (INSS)

Ao contratar o primeiro funcionário, a empresa passa a ter a obrigação de recolher as contribuições previdenciárias ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social). Esse recolhimento é essencial para garantir que o trabalhador tenha acesso a benefícios como aposentadoria, auxílio-doença, salário-maternidade e pensão por morte.

O valor do INSS é composto por duas partes:

1. Contribuição do empregado → descontada do salário mensal.

2. Contribuição do empregador (patronal) → paga pela empresa, em cima da folha.

Contribuição do empregado

O desconto segue uma tabela progressiva, de acordo com a faixa salarial. As alíquotas atuais (2025) variam de 7,5% a 14%:

• Até R$ 1.412,00 → 7,5%

• De R$ 1.412,01 a R$ 2.666,68 → 9%

• De R$ 2.666,69 a R$ 4.000,03 → 12%

• De R$ 4.000,04 até o teto do INSS (R$ 7.786,02 em 2025) → 14%

📌 Exemplo prático: funcionário com salário de R$ 3.000,00.

• Contribuição: parte até 1.412,00 → 7,5% = R$ 105,90

• De 1.412,01 a 2.666,68 → 9% = R$ 112,92

• De 2.666,69 a 3.000,00 → 12% = R$ 40,00

• Total do desconto INSS do empregado: R$ 258,82

Esse valor é descontado diretamente do holerite.

Contribuição patronal (empresa)

A empresa também paga sua parte, chamada de contribuição previdenciária patronal:

• 20% sobre a folha de pagamento.

• Podem existir adicionais conforme o setor e grau de risco (SAT/RAT e terceiros, como Sistema “S”).

📌 Exemplo prático: funcionário com salário de R$ 3.000,00.

• Contribuição patronal = 20% × 3.000 = R$ 600,00

• Esse valor é pago pela empresa, sem desconto para o trabalhador.

Prazos de recolhimento

• O INSS deve ser recolhido junto com a DCTFWeb, até o dia 20 do mês seguinte ao trabalhado.

• Caso o dia 20 seja feriado ou fim de semana, o pagamento deve ser antecipado.

Erros comuns cometidos por quem contrata o primeiro funcionário

1. Esquecer de recolher a parte patronal, acreditando que apenas o desconto no salário do empregado é suficiente.

2. Não considerar horas extras, adicionais e comissões no cálculo do INSS.

3. Confundir FGTS com INSS (o FGTS é poupança para o trabalhador; o INSS é contribuição previdenciária).

👉 Em resumo: o recolhimento correto das contribuições previdenciárias (INSS) é fundamental para garantir os direitos do trabalhador e manter a empresa em conformidade com a lei, evitando multas e autuações fiscais.

5. Cumprimento da jornada de trabalho

O controle da jornada de trabalho é uma das obrigações trabalhistas mais importantes para quem contrata funcionários. A CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) estabelece limites de horas e define regras específicas para horas extras, intervalos e compensações, que devem ser respeitadas para evitar multas e ações trabalhistas.

Limite da jornada

• Máximo de 44 horas semanais ou 220 horas mensais.

• Normalmente distribuídas em 8 horas diárias de segunda a sexta-feira e 4 horas aos sábados.

• Empresas podem adotar jornadas diferenciadas conforme convenções coletivas ou acordos de compensação.

📌 Exemplo prático: funcionário contratado para jornada de 8 horas diárias de segunda a sexta → 40 horas semanais → está dentro da lei.

Controle da jornada

• Obrigatório para empresas com 20 ou mais empregados.

• Pode ser feito por ponto eletrônico, manual ou mecânico.

• Para empresas menores, ainda que não seja exigido, é recomendado registrar horários para evitar disputas futuras.

👉 Sem controle formal, em caso de ação trabalhista, prevalece geralmente a versão do funcionário.

Horas extras

• Trabalho além da jornada contratual deve ser pago com adicional mínimo de 50% sobre a hora normal.

• Aos domingos e feriados, o adicional deve ser de 100%.

• A CLT limita a no máximo 2 horas extras por dia.

📌 Exemplo prático: funcionário com salário de R$ 2.200,00 → hora normal = R$ 10,00.

• Hora extra em dia útil = R$ 15,00.

• Hora extra em feriado = R$ 20,00.

Intervalos

• Jornada acima de 6 horas: intervalo mínimo de 1 hora para refeição e descanso.

• Jornada de até 6 horas: intervalo mínimo de 15 minutos.

• Não conceder intervalo implica em pagamento adicional como hora extra.

Banco de horas e compensação

• Permitido mediante acordo individual escrito ou convenção coletiva.

• As horas excedentes podem ser compensadas com folgas, desde que dentro do período estabelecido em acordo (até 6 meses no acordo individual ou até 1 ano no acordo coletivo).

📌 Exemplo prático: funcionário trabalha 2 horas a mais em um dia para compensar uma saída antecipada em outro → válido se houver acordo formal.

Erros comuns que geram passivos trabalhistas

1. Não pagar horas extras corretamente.

2. Não conceder intervalos de descanso.

3. Exigir trabalho em domingos e feriados sem remuneração ou folga compensatória.

4. Não documentar acordos de banco de horas.

👉 Em resumo: respeitar o cumprimento da jornada de trabalho e manter registros claros protege a empresa contra processos e garante os direitos do trabalhador. Para quem está contratando o primeiro funcionário, é essencial adotar boas práticas desde o início.

6. Pagamento de férias e 13º salário

Além do salário mensal, o empregador deve garantir ao funcionário dois direitos fundamentais previstos na Constituição e na CLT: as férias remuneradas e o 13º salário. O pagamento correto desses benefícios é indispensável para evitar multas, ações trabalhistas e passivos que podem comprometer o caixa da empresa.

📌 Férias

Todo funcionário tem direito a 30 dias de férias após cada 12 meses de trabalho (período aquisitivo).

Regras principais:

• As férias devem ser pagas com remuneração integral + 1/3 constitucional.

• O pagamento deve ser feito até 2 dias antes do início do descanso.

• É permitido o fracionamento em até 3 períodos, sendo um deles de pelo menos 14 dias corridos e os demais de, no mínimo, 5 dias corridos cada.

• O funcionário pode vender até 1/3 das férias (conversão em abono pecuniário).

📌 Exemplo prático: Funcionário com salário de R$ 2.400,00.

• Salário: R$ 2.400,00

• 1/3 constitucional: R$ 800,00

• Total a receber: R$ 3.200,00

Se o funcionário vender 10 dias de férias:

• Receberá mais R$ 800,00 referentes ao abono.

📌 13º salário

O 13º salário corresponde a 1/12 do salário por mês trabalhado no ano e deve ser pago em duas parcelas.

Regras principais:

• 1ª parcela: entre 1º de fevereiro e 30 de novembro (adiantamento de 50%).

• 2ª parcela: até 20 de dezembro (com descontos de INSS e IR, quando aplicável).

• Funcionários admitidos durante o ano recebem proporcionalmente (mínimo de 15 dias trabalhados em um mês para contar como 1/12).

📌 Exemplo prático: Funcionário com salário de R$ 3.000,00, admitido em março.

• Trabalhou 10 meses no ano (março a dezembro).

• Cálculo: 3.000 ÷ 12 × 10 = R$ 2.500,00 de 13º salário.

• 1ª parcela: R$ 1.250,00 (sem descontos).

• 2ª parcela: R$ 1.250,00 – descontos de INSS/IR.

Multas e riscos por descumprimento

• Férias: não conceder no prazo gera pagamento em dobro.

• 13º salário: atrasar o pagamento da 2ª parcela (após 20 de dezembro) gera multa ao empregador.

👉 Em resumo: cumprir corretamente o pagamento de férias e 13º salário demonstra respeito ao trabalhador, evita passivos e garante a conformidade legal da empresa. Para quem está contratando o primeiro funcionário, organizar esses pagamentos desde o início é essencial para manter a saúde financeira do negócio.

7. Exames médicos obrigatórios

Ao contratar o primeiro funcionário, o empregador também precisa se atentar às obrigações de saúde e segurança no trabalho, previstas na CLT e regulamentadas pela Norma Regulamentadora nº 7 (NR-7) do Ministério do Trabalho.

Entre elas, está a realização dos exames médicos ocupacionais, que fazem parte do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO). O objetivo é avaliar se o trabalhador está apto para a função e acompanhar sua saúde durante o vínculo empregatício.

Tipos de exames obrigatórios

1. Exame admissional

   • Realizado antes do funcionário começar a trabalhar.

   • Avalia as condições de saúde do trabalhador e se ele está apto para exercer as atividades do cargo.

   • Deve ser registrado em um Atestado de Saúde Ocupacional (ASO).

   📌 Exemplo: um atendente de loja deve realizar exame admissional para confirmar que não apresenta limitações físicas que possam comprometer suas atividades.

2. Exame periódico

   • Realizado de acordo com a periodicidade definida pelo PCMSO ou pela legislação específica.

   • Serve para acompanhar a saúde do trabalhador ao longo do tempo.

   • Empresas em atividades de maior risco (como construção civil ou indústrias) podem ter prazos menores.

   📌 Exemplo: um operador de máquinas em indústria deve fazer exames periódicos anuais para monitorar possíveis impactos do trabalho em sua saúde auditiva.

3. Exame de retorno ao trabalho

   • Exigido quando o funcionário fica afastado por período igual ou superior a 30 dias por motivo de doença, acidente ou licença maternidade/paternidade.

   • Garante que ele esteja em condições de retomar suas funções sem riscos.

   📌 Exemplo: um vendedor que ficou afastado 45 dias por cirurgia só pode retornar ao trabalho após passar pelo exame de retorno.

4. Exame demissional

   • Deve ser realizado na rescisão do contrato de trabalho.

   • O objetivo é avaliar a saúde do trabalhador no momento do desligamento, registrando as condições em que ele deixa a empresa.

   • Precisa ser feito até 10 dias antes da data da rescisão.

   📌 Exemplo: uma secretária que pede demissão deve realizar exame demissional antes de encerrar o vínculo.

Riscos por não cumprir a obrigação

• Multas do Ministério do Trabalho em caso de fiscalização.

• Possibilidade de processos trabalhistas por danos à saúde do empregado.

• Dificuldade em comprovar que a empresa ofereceu condições seguras de trabalho.

👉 Em resumo: os exames médicos obrigatórios são uma garantia tanto para o trabalhador, que tem sua saúde protegida, quanto para o empregador, que fica resguardado juridicamente. Implementar o PCMSO desde a primeira contratação é fundamental para a conformidade legal da empresa.

8. Emissão de contracheques

A emissão do contracheque (ou holerite) é uma obrigação trabalhista essencial, pois garante transparência na relação entre empresa e funcionário. Esse documento deve ser entregue mensalmente, em formato físico ou digital, e conter todas as informações sobre o pagamento e os descontos realizados.

Além de ser um direito do trabalhador, o contracheque é também uma forma de proteção para o empregador, que passa a ter prova formal de que os valores foram corretamente pagos.

O que deve constar no contracheque

1. Dados do empregador e do empregado

   • Nome e CNPJ da empresa.

   • Nome completo e CPF do funcionário.

2. Remuneração

   • Salário base.

   • Horas extras e adicionais (noturno, insalubridade, periculosidade).

   • Comissões, gratificações e outros ganhos eventuais.

3. Descontos legais

   • INSS (previdência social).

   • IRRF (quando aplicável).

   • FGTS (embora não seja descontado do trabalhador, deve constar o valor depositado pela empresa).

   • Vale-transporte, vale-refeição/alimentação (se fornecidos).

4. Total líquido

   • Valor que o trabalhador efetivamente receberá.

Prazos de entrega

• O contracheque deve ser entregue junto com o pagamento do salário, até o 5º dia útil do mês seguinte ao trabalhado.

• É recomendável colher assinatura do funcionário ou confirmação digital para comprovar o recebimento.

Erros comuns na emissão do contracheque

1. Não discriminar corretamente horas extras e adicionais, gerando dúvidas ou ações trabalhistas.

2. Omitir descontos legais, como INSS, levando a problemas fiscais.

3. Não registrar benefícios pagos (vale-refeição, plano de saúde, etc.).

4. Entregar o documento em atraso, prejudicando a confiança do funcionário e a organização da empresa.

👉 Em resumo: a emissão de contracheques é uma prática simples, mas fundamental. Ela garante transparência, evita passivos e organiza a gestão financeira e trabalhista da empresa. Para quem está contratando o primeiro funcionário, é importante adotar essa rotina desde o início, preferencialmente com o apoio de um contador ou sistema de folha de pagamento.

Conclusão

Contratar o primeiro funcionário é um marco importante na trajetória de qualquer empresa. Mais do que um passo para crescer, esse momento exige responsabilidade e conhecimento sobre as obrigações trabalhistas que garantem os direitos do trabalhador e a segurança jurídica do empregador.

Ao cumprir corretamente deveres como assinatura da carteira de trabalho, pagamento de férias e 13º, recolhimento de INSS e FGTS, emissão de contracheques e realização de exames médicos, o empresário não apenas evita multas e processos, mas também cria um ambiente de confiança, profissionalismo e credibilidade para sua empresa.

É comum que, por falta de orientação, pequenas empresas cometam erros que podem se transformar em passivos trabalhistas, comprometendo o caixa do negócio e até mesmo a continuidade da atividade. Por isso, contar com o apoio de uma contabilidade especializada faz toda a diferença, especialmente para quem está dando os primeiros passos como empregador.

👉 Em resumo: estar em conformidade com a legislação trabalhista não é apenas uma exigência legal, mas também um investimento estratégico na sustentabilidade do negócio. Cuidar bem do seu primeiro funcionário significa também cuidar do futuro da sua empresa.

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